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新《会计档案管理办法》在高校会计档案管理中的实施研究

作者:润色论文网  来源:www.runselw.com  发布时间:2020/4/1 11:25:36  

摘要:会计档案是学校档案管理中的重要组成部分,电子会计档案的建设与发展,是高校财会档案管理工作的重中之重。如何建好、管好、用好会计档案是高校一项迫在眉睫的基础性工作,学校应成立专项工作领导小组,抓紧落实档案管理系统建设、制度更新、管理人员素质提升等措施,解决好学校会计档案管理中存在的问题,以服务学校发展。

关键词:会计; 档案; 管理;

会计档案是档案管理重要的组成部分。高校会计档案记录着各部门行政、教学、科研、基建等开支和收入的情况,是反映学校各项经济运作的载体,也是记录和反映学校历史发展的重要凭证。近年来,随着高校各项审计和巡视工作的深入和发展,如巡视检查、领导干部离任审计、纪检监察等专项检查越来越频繁、越来越深入,对会计档案管理水平要求也越来越高。结合新《会计档案管理办法》的实施,针对高校的会计档案管理的现状和存在的问题,如何规范、优化会计档案管理是财务部门和档案部门亟待解决的问题。

1 新《会计档案管理办法》颁布的背景和意义

1999年1月,财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,对规范我国会计档案管理、促进财务管理工作更好地为我国经济建设发展服务起到了积极的推进作用。但随着财务管理信息化发展迅速,特别是电子会计档案越来越丰富,加强电子会计档案管理的呼声越来越高,会计档案管理工作正面临着一个全新的管理模式,亟待修订原有的制度来加以管理和规范。另外,随着我国近几年档案管理制度的不断修订和规范以及我国法律法规制度的不断健全,原已实施17年的《会计档案管理办法》已无法适应信息化管理变革的需要。2014年、2015年财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行修订和广泛征求意见,并于2016年1月正式实施新《会计档案管理办法》。

与原《会计档案管理办法》相比,条款由原来的21条增加到31条,新条款完善会计档案的定义和范围、明确电子会计档案的管理要求、完善会计档案的销毁程序等。新《会计档案管理办法》的实施对规范会计档案信息化、网络化、低碳化管理具有深远的意义。一是符合绿色、环保、低碳的管理模式;二是符合现代化管理手段的实施;三是符合互联网创新经济的发展。

2 高校会计档案管理存在的问题及原因

会计档案属于专业档案的范畴。会计档案具有真实、完整、可用和安全的特殊性要求,学校应对其收集、整理、保管、移交和利用等各环节均实施严格的管控。目前,许多高校会计档案的收集、整理、保管是由财务部门按年度为单位有序地开展和落实的,办学以来的纸质会计档案是完整的、健全的。但由于新《会计档案管理办法》的实施、信息化在财务管理中的运用等原因,高校会计档案在管理、移交、利用和销毁等环节在管理上存在一些问题。

2.1 规章制度不健全,管理规范欠缺

有些学校未建立完善的档案管理制度,部门和人员之间存在职责不清的情况,导致责任不明、重归档轻管理。会计档案管理松散,如随意存放、随意查阅会计凭证、会计报表,会计档案不鉴定、不销毁,没有专人管理等,已威胁到会计档案的保密性、安全性和完整性,从而影响了整体会计档案工作的效能。

新《会计档案管理办法》中明确提出了电子会计档案管理,但大部分高校对原有的会计档案管理制度未重新修订,造成绝大多数档案部门实行的依然是传统的档案管理模式,财务部门向档案部门移交的档案形式依然是纸质档案,在会计活动中形成的电子会计数据资料保存在财务部门,大量的电子会计档案需要予以规范管理。

2.2 管理人员配备不足,管理水平有待加强

高校的纸质会计档案建设较为成熟,但管理上仍需要进一步加强。会计档案是高校档案重要的组成部分,与其他档案门类相比,有其特殊性、专业性和时效性。依照新《会计档案管理办法》第十、十一条规定,高校财务部门负责会计档案的收集、整理、保管后,仍参与档案部门的移交、利用、销毁等环节的管理工作。由于高校事业发展迅速,财务管理、档案管理人员人手不足,均是一岗兼多职,甚至有些学校未指定专人负责会计档案的管理工作。

2.3 新形势下会计档案信息化滞后

新《会计档案管理办法》规定,单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。高校在财务管理和行政管理上已实现信息化的管理,而财会档案管理还未跟上信息化时代的需求,有部分学校还停留在以纸质档案为主,管理体制上仍是以人来管“档”的模式,更谈不上信息化、现代化的管理手段。财务业务的信息化与会计档案管理的信息化同样任重道远。

3 加强高校会计档案管理的对策

根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,结合高校实际,应采取以下有效措施,解决会计档案管理中存在的突出问题,推进高校会计档案的有效管理。

3.1 健全规章制度,规范管理

没有规矩不成方圆,没有制度管理就没有约束。参照《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,制定或修订本单位《会计档案管理办法》,补充电子会计档案的概念、归档范围、归档时间、移交时间、利用要求、保管要求等条款。及时制定或更新档案管理制度,有效地保障会计档案管理的规范化。

3.2 配备会计档案管理人员,加强业务培训

随着学校事业的发展,会计档案日益增多,档案信息载体多样化,档案管理手段的现代化,对档案管理人员提出了更高的要求。特别是新《会计档案管理办法》的实施,会计档案的管理不仅管原有传统的纸质会计档案,还要逐步管新的电子会计档案,“双轨制”的管理模式需要管理人员不断加强业务学习。

重视会计档案管理人员的选拔、教育、培养也是摆在各高校面前一项紧迫的任务,只有高素质的业务人员,才能有保障高效的管理水平。一是要配备会计档案的管理人员才能满足岗位工作的需求,会计档案管理人员的选拔上应具良好的职业道德和业务素养;二是会计档案管理人员既要有档案管理能力也要有财务管理能力和计算机操作能力等。学校要重视会计档案管理人员的业务培训,通过多种方式加强管理人员的职业道德、业务操作、法律法规等学习,不断提高业务人员的管理水平,不断促进高校会计档案的管理逐步走向规范化、专业化的道路。

3.3 加强会计档案信息化的建设

3.3.1 引入会计档案管理系统。

基于信息化背景下,高校应借助新型信息化工具,对会计原始凭证进行信息化处理,降低纸质档案的数量,立足于用户的具体需求,提升档案的利用效率,形成档案完整性的保障。根据新《会计档案管理办法》第七条“单位可以利用计算机、网络通信等信息手段管理会计档案”,建议引入“会计档案管理系统”。

3.3.2 加强电子档案的建设。

新《会计档案管理办法》规定,内部形成的属于归档范围的电子会计资料可以以电子形式保存,形成电子会计档案。目前,高校已基本实现信息化管理模式,建议财务管理信息系统电子文件归档功能和档案管理信息系统电子档案管理功能,统一元数据,建设数据接口,建立保障机制,实现数据交换,把档案管理系统和财务管理系统、OA系统有机结合,共同构成电子财会档案管理体系,使财会资料从生成到归档再到保管实现一体化管理,并收集归档相应的财务软件、系统软件等软件档案,确保电子财会档案的齐全和完整。

高校电子会计档案管理目前处于起步阶段,存在“软件”“硬件”诸多问题。特别是学校的电子会计档案管理依赖信息化建设,财务管理系统、档案管理系统、OA系统的一体化管理,需要信息技术、财务管理、档案管理等部门的工作人员通力配合、协调,才能为会计档案信息化建设保驾护航。

3.4 优化纸质会计档案管理

目前,各高校纸质的会计档案管理普遍有一定的基础,但新《会计档案管理办法》在内容范围、承载方式、管理手段和利用方式等方面都发生了比较大的变化。如财务部门向档案部门移交会计档案的时间更加灵活、对定期保管的会计档案保管期限作了调整、完善了销毁、鉴定的程序、完善利用的要求等。高校要根据新《会计档案管理办法》和实际情况,制订会计档案管理实施细则或办法,优化纸质会计档案的移交、整理、利用、鉴定和销毁等程序,保护好原始会计档案,保证档案信息的安全。

总之,会计档案是学校档案管理中的重要组成部分,电子会计档案的建设与发展,是高校财会档案管理工作的重中之重。如何建好、管好、用好会计档案是高校一项迫在眉睫的基础性工作,学校应成立专项工作领导小组,抓紧落实档案管理系统建设、制度更新、管理人员素质提升等措施,解决好学校会计档案管理中存在的问题,以服务学校发展。

参考文献

[1]胡金凤.论高校会计档案管理的新途径[J].内蒙古教育,2017(10):20—21.

[2]孟雪青.信息化背景下高校会计档案管理研究[J].财会研究,2019,13(33):142.

[3]康云霞.新《会计档案管理办法》在高校财会档案管理中的应用研究[J].兰台世界,2019,(S2):25—26.

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