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航海保障档案管理的信息化建设与利用价值的开发研究

作者:润色论文网  来源:www.runselw.com  发布时间:2020/4/1 11:20:21  

摘要:航海保障档案管理围绕着航海保障中心工作开展“一片云、一张图、一张网”的信息化发展目标,其传统的管理模式已不能适应新形势下航海事业发展要求,档案管理的信息化建设与利用价值的开发利用要与其他业务融合发展,提供强有力的信息化服务。航海保障档案管理信息化是指在航海保障档案管理过程中运用信息技术手段和信息技术方式,实现档案管理和档案信息资源开发的数字化,处理后的档案信息资源可以通过计算机进行储存,通过互联网进行传输,实现档案信息资源的合理配置和优化利用,实现航海保障档案信息资源的社会共享。

关键词:航海保障档案管理; 信息化建设; 开发利用; 档案数字化;

1 航海保障档案管理信息化建设的现状

航海保障档案管理包含业务专业管理和助航保障咨询服务管理,是海事管理工作的一项重要内容,具体档案管理信息化建设包含船舶自动识别系统信息化、卫星导航系统信息化建设、海道测量数据库、助航系统管理信息化建设、船员档案管理信息化建设、通航档案管理信息化建设等内容,航海保障档案管理信息化建设具有政治性、管理性和服务性等特征。

1.1 航海保障档案管理要由纸质向电子化方向转变

近年来,随着交通部海事局相继出台《海事业务档案管理办法》等具体实施办法,作为海事管理的一部分,航海保障档案管理工作不断向前发展,特别是在信息技术推动之下,已经从传统的纸质档案向电子化档案方向转变,相较于传统的档案管理而言,实时电子化的档案管理不仅安全可靠,同时管理和利用起来也更为方便快捷,提升了航海保障档案管理水平。交通运输部海事局相关海事档案管理制度正在不断完善,很多地区结合自身实际进行了新的探索,制定出了一些符合本地实际的档案管理相关制度,推动了本地区单位的航海保障档案管理工作发展。但当前在档案管理工作转型升级过程中,我们需要更加重视纸质档案向电子化方向转变对航海保障档案管理带来的影响,并针对航海保障档案管理信息化建设存在的问题制定相应的改进措施。

1.2 航海保障档案信息化建设基础薄弱

航海保障档案信息化建设需要高素质的人才、完善的设备和充足的资金作为支撑,就目前全国各航海保障中心来讲,由于体制变更,机构和人员配备不到位,档案信息化建设基础还很薄弱,这在一定程度上影响了航海保障档案信息化建设效果:首先是当前档案信息化建设还缺少长远规划,就我单位而言,虽然近年来东海航海保障中心将档案管理工作作为航海保障事业发展的重要方向,但由于尚处在起步阶段,没有统筹规划,扎实推进,还没有将档案信息化建设规划纳入到航海保障事业工作的整体规划之中,由于缺少顶层设计,导致航海保障档案信息化建设方向还不够明确。其次,当前各个地区各个单位档案分类还缺少统一标准,有的单位参照本地档案分类整理,有的参照本系统管理办法整理,因此在编号、整理、文件存档等方面还存在一定的差异性,很多文件在利用时杂乱无章,导致档案利用性较差,难以对档案蕴含的信息资源进行深入挖掘。再次,档案数字化管理滞后,当前一些单位虽然将数字化管理作为主要方向,但档案数字化进程很缓慢,管理力度不强,影响了航海保障档案数字化建设。加之,仍然有一些地区档案管理工作在档案信息化经费投入不足,对信息化建设重要性认识不足,专业技术人才缺乏,创新能力不足,导致档案管理信息化进度缓慢,导致在具体工作过程中分类不准确、移交程序不规范、具体工作落实杂乱无章。可见当前航海保障档案管理信息化建设还处于探索和总结阶段,一方面需要加强后备人才培养;另一方面还需要构建更为完善的制度,不断提升我国航海保障档案管理工作的质量和水平。

2 航海保障档案管理信息化建设的利用价值与开发对策

当前围绕着中国航海保障发展“一片云、一张图、一张网”的信息化发展目标,对航海保障档案管理工作也提出了更高要求,航海保障档案管理必须顺应时代发展趋势,加强航海保障档案管理信息化建设,对海事档案管理资源进行科学合理开发,更好地发挥航海保障档案服务国家经济社会发展的作用。

2.1 航海保障档案信息化建设的利用价值

首先,有利于提高档案检索效率。通过对航海保障档案进行数字化转换,利用文档一体化软件,打造航海保障档案数据库,通过数据库可以对档案资料进行快速检索,既可以实现档案资料的全文阅览,也可以实现档案资料的永久保存,大大提升了档案查询效率,为具体工作开展和航海保障助航业务研究提供更为便利的查询条件[1]。其次,有利于航海保障系统的规范化管理。当前海事系统中航海保障管理单位就档案管理开始探索信息化建设,通过信息化建设能够构建更为完善的制度体系,通过制度约束使航海保障档案管理工作变得更为规范,有利于航海保障工作向正规化、制度化、规范化方向发展。再次,有利于航海保障档案的开发利用。网络信息技术的出现为档案管理和档案资源开发提供了新的技术手段,航海保障档案资源作为航海保障业务和助航功能的重要记录和凭证,承担着航海保障发展战略研究、科技研发、技术培训提供科学依据,而档案资源的开发和利用正是提升服务水平的重要表现。通过对档案资源的合理开发,不仅能够使档案管理工作从传统档案管理模式向现代化的档案管理模式转变,同时能够更好地服务中心工作,服务港航经济发展。

2.2 加强航海保障档案信息化建设的开发对策和建议

2.2.1 加强档案数字化的顶层设计。

从航海保障档案信息化建设的主要任务看,主要包含航海保障档案信息资源系统、服务系统和保障系统,其中档案信息资源系统是航海保障档案现代化建设的核心工作。而航海保障档案服务系统是实现档案信息资源共享的重要基础,也是提升航海保障档案资源服务能力和水平的重要保证。档案信息保障系统能够为航海保障档案信息化建设提供措施保障和制度保障,是航海保障档案信息化建设的重要前提。在航海档案数字化建设过程中的顶层设计应该从以下几方面入手:一要对档案管理软件进行统一开发,特别是航海保障档案主管部门要从全国航保档案未来发展角度出发,将航海保障档案管理纳入到事业发展的整体规划之中,统筹全系统档案管理系统开发工作。同时征求档案主管部门关于《数字档案室建设评价指标》建设的具体标准,结合航海保障档案的具体特点,打造具有航海保障档案特色的统一档案管理软件,既与国家档案部门实现系统对接,也与航海保障业务系统进行对接,实现航海保障档案的统一管理,统一开发[2]。二要打造数字化档案室,交通运输部海事局作为航海保障档案管理的主管部门,在推进数字档案室建设过程中应该选取试点单位进行试点,在总结经验的基础之上在系统内部合力推进数字档案室建设,为档案数字化建设提供充足的档案信息资源。三要完善数字化电子档案馆,在航海保障数字档案室建设基础之上对数字档案室的档案资源进行系统整理,并将其纳入到数字电子档案馆之中,通过对电子档案的收集和整理,进一步丰富数字化电子档案馆的内容。

2.2.2 明确航海保障档案信息化建设的基本原则。

航海保障档案信息化基本原则的确定是航海保障档案信息化建设的实践指南,在原则确定过程中既要考虑到航海保障档案管理的行业具体特点,也要系统把握航海保障档案信息化建设的本质要求,在实践中不断总结经验,通过反复论证得出符合航海保障档案信息化建设的具体原则:要从航海保障档案事业发展角度出发,看到档案室是档案工作开展的基础,而档案馆是数字化档案建设的目标,档案室是档案馆建设的资源提供者,而档案馆是档案室数字资源最终的归宿;档案工作的对象是航海保障工作过程中形成的各类档案,文件是档案的来源,而档案是少数文件的最终归宿,不是所有的文件都是档案,但所有的档案都是由文件而来的。只有把握好档案室与档案馆之间的关系,处理好文件与档案的内在联系,才能够更好地推进航海保障档案信息化建设。因此档案信息化建设应该明确两个基本原则:一是要实现文档的一体化,二是要实现馆室的一体化。

2.2.3 提高航海保障档案管理队伍水平。

无论是档案信息化建设,还是对档案资源的利用和开发都需要一批专业的航海保障档案管理人才,就目前来看,各地区各单位档案专业人才相对缺乏,因此提升整体行业档案管理队伍水平迫在眉睫。为此,一方面,各航海保障档案管理部门应该从档案信息化建设的实际角度出发,引进一批信息素质过硬、专业素质过关的复合型人才充实到航海保障档案管理队伍之中,为档案信息化建设和档案信息资源开发提供充足的人才保障;另一方面,要加强对现有档案管理人员的系统培训和教育,特别是要将信息技术和档案信息管理作为主要培训内容,既要采取短期培训、系统培训和进修方式,也要采取业务知识讲座、技术比拼和专家讲座等灵活方式,全面提升档案管理队伍的信息素养和综合素质,更好地推进档案信息化建设。此外,还应该强化制度建设,通过工作机制完善来更好地指导航海保障档案信息化建设,约束档案工作人员的具体行为。还要细化档案转换标准,加大硬件投入,实现传统档案资源向数字化档案资源的有序转换。

参考文献

[1]曾文娇.浅析“互联网+”时代档案数据管理面临的机遇与挑战[J].办公室业务,2019(9):45—47.

[2]刘永,赵旺,任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理,2017(3):4—9.

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