润色论文网提供毕业论文写作、职称论文写作、职称论文发表及期刊论文发表服务!QQ:526140740

电话:18796337551
当前位置:润色论文网档案论文 → 文章正文

建筑设计单位档案管理探讨

作者:润色论文网  来源:www.runselw.com  发布时间:2020/4/1 11:15:24  

摘要:建筑设计单位档案是基本建设档案的重要组成部分,是基本建设工程项目设计内容及过程的真实记录。做好建筑设计单位档案管理工作,十分重要。本文对建筑设计单位档案管理的特点、作用、存在问题以及创新方法进行研究,供参考。

关键词:建筑设计单位; 档案管理; 方法; 创新;

1 建筑设计单位档案的特点

1.1 载体多样

建筑设计单位的档案资料不局限于文字材料和图纸,还包括各种格式的电子文档,比如电子版的设计图纸,所以建筑设计单位档案管理的载体形式是多样化的。

1.2 专业性强

建筑设计过程中需要考虑大量的可行性要素,整个建筑工程设计是各种专业性要素的结合。客观上,形成了建筑设计单位档案“综合性”的特点,以专业性促成的综合性特点表现为大量的原始数据,具有重要的专业技术依据和凭证价值。

1.3 数量繁杂

建筑设计单位的档案管理内容不仅包括设计图纸、设计合同等,还有甲方的委托书、立项批复文件、设计要求、用地红线图、节能计算书、修改函、岩土工程勘察报告等内容,所以建筑设计单位档案管理的内容、种类非常多、数量大,因此对设计档案资料的完整性和全面性要求高。

1.4 使用率高

建筑设计单位的档案资料不仅提供给本单位使用,还应提供给施工单位、监理单位、建筑质量监督单位和建设单位查阅及使用,使用率高。

2 建筑设计单位档案管理的作用

2.1 具有技术依据凭证作用

建筑设计单位档案资料是贯穿于整个项目的,是在项目开展过程中形成和收集的相应资料,真实记录了建筑设计的过程和技术成果,具有客观的技术依据凭证作用。

2.2 具有知识储备作用

恩格斯曾经指出:科学的发展是“同前一代人遗留下的知识量成比例’的,并且提出了科学发展在一般情况下是“按几何级数发展”的规律。继承和借鉴前人的科技成果,是科学再生产的前提条件。建筑设计具有继承性和创造性,因此,建筑设计单位要持续推进技术提升和发展,必须进行大量的知识储备,而档案就是知识储备的重要技术资料。

2.3 具有价值利用作用

建筑设计单位档案资料使用功能非常重要,档案资料所记录的均为原始记录,是工程建设过程的重要依据,对其各项活动开展及其自身建设发展具有重要的参考、使用价值。

3 建筑设计单位档案管理存在的主要问题

3.1 档案管理意识淡薄

虽然档案管理在建筑设计单位中有着较高的使用价值,但是目前建筑设计单位的档案管理依然存在许多问题,工作人员的档案管理意识比较淡薄。建筑设计单位虽然建立管理制度,但在实际工作中,依然有部分工作人员缺乏责任心,没有严格按照档案管理制度的规定来开展工作。比如在进行档案收集时,未按照相关制度及规范开展工作,导致项目设计阶段的档案资料不够完善,无法保证档案资料的完整性。

3.2 档案检索效率不高

目前建筑设计单位的档案检索方式主要是手工检索和计算机检索。一些单位依然采用手工检索的方式,效率低。一些工作人员在收集归类、立卷等环节中,没有严格按照程序执行,以及档案管理业务素质较低等原因,存在分类不规范或者档案资料不完整问题,从而给档案的检索带来了难度,影响档案利用。

3.3 档案资料变更频繁

一个工程在设计施工过程中所受到的影响因素非常多,所以工程变化可能性是非常大的。在进行项目设计阶段,经常会存在设计变更的现象,从而给项目设计造成一定的风险,而项目的变更设计也无形之中增加了档案管理的难度。比如,在进行设计变更时,需对原设计阶段档案资料进行查阅,然后再进行设计变更,档案管理人员不仅要做好对原设计图纸资料的收集保存,而且应收集保存变更后的设计资料,增加了工作量。

3.4 档案信息化进展迟缓

随着当前科学技术的发展,实现档案的信息化管理是必然的发展趋势,加强纸质版档案向数字化档案的转换,也是提高建筑设计单位档案管理效率的重要措施。但是在实际工作中,一些建筑设计单位缺乏对档案管理的重视,资金投入不足,档案信息化建设进展迟缓。同时,由于缺乏资金投入,导致档案管理人员缺乏最新的管理技术,影响档案工作的发展。

4 建筑设计单位档案管理的创新方法

4.1 增强档案管理及创新意识

要做好建筑设计单位的档案管理工作,有关领导和工作人员必须具备较强的档案管理及创新意识,增强责任心,不断开拓思路,提高业务能力,从而更好地提高档案管理工作水平和质量。当前,尤其应加强相应沟通协调工作。

4.1.1 争取领导更多的支持。

做好工作请示和汇报,让领导及时掌握档案管理工作情况,提升领导对档案管理工作的重视程度,增加对档案管理工作的资金投入。

4.1.2 保持与各业务部门的联动关系。

及时了解业务部门相关工作信息,及时有效地收集相关的档案资料,更好地保证档案资料的有效性及完整性。

4.1.3 建立和同个职能部门的沟通机制。

设计项目档案收集时间跨度较长,与各个职能部门建立良好的沟通及协调机制,可保证设计项目档案资料的完整性和准确性,保证收集归档的时间。

4.2 建立健全档案管理制度

档案管理制度是保证档案管理工作质量的前提。建筑设计单位应结合项目管理及档案管理来建立和健全档案管理制度,明确归档程序、归档范围、归档时限、归档要求及归档责任人。工作人员还要编制规范的归档目录,编制清晰的归档工作指南,从而保证日常档案资料收集的及时性、规范性、完整性和准确性。

在建立和健全制度的同时,还应强化制度的落实机制,保证制度落实。

4.2.1要求工作人员严格按照制度来做好项目设计阶段的资料收集工作,比如要收集好设计合同、设计要求、岩工工程勘察报告、节能计算书等资料。

4.2.2 定期做好各阶段设计资料的归档工作,避免因设计周期过长而出现档案资料丢失的现象。

4.2.3重视收集设计变更档案资料及归档工作,及时跟进档案资料的修改变更进程,确保档案资料的准确性和有效性。

4.3 推进档案管理信息化

应加大投入,加大工作力度,大力推进档案信息化及数字化管理。

4.3.1 加强计算机技术在资料加工处理中的应用,实现计算机检索,有效地提高档案资料的检索效率。

4.3.2在档案资料收集阶段,加强工作人员对现代化办公设备的使用,提升对计算机技术和网络技术的运用水平。

4.3.3通过建立互联网共享平台来实现设计档案资料的共享,大大提高档案资料收集和查阅的效率,全面有效地提高档案管理的质量。

4.4 提高档案管理人员专业素质

要推进建筑设计单位档案管理工作的创新,提高档案管理工作的水平,必须提高工作人员的专业素质。建筑设计单位应重视提升工作人员的专业素质水平,加强对档案管理人员的业务技能、新理论知识及新档案管理技术的培训学习。定期组织档案管理人员参加档案理论、计算机应用技术、网络应用技术、管理学理论、信息处理技术等内容的学习培训,及时更新工作人员的相关知识,为提高工作能力和水平奠定坚实的理论基础。同时,大力引进档案或计算机管理专业高水平、高素质人才,为实现档案管理信息化提供人才保障。

建筑设计单位档案资料是记录设计项目情况的重要载体,能够为相关人员提供详细精确的数据,加强管理十分重要。建筑设计单位应充分认识其档案的重要特点和价值,认清工作中存在的突出矛盾和问题,大力推进档案管理工作方式方法的创新,提高其水平和质量,更好地为建筑设计工作服务。

参考文献

[1]邹秀琼.建筑设计单位档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2019(10):91.

[2]徐岚.对建筑设计单位档案管理工作的几点建议[J].陕西档案,2018(06):42.

[3]刘红艳.试论如何做好建筑设计单位档案管理工作[J].黑龙江档案,2018(03):41.

[4]吴毅飞.建筑设计单位档案管理信息化建设的策略探讨[J].企业改革与管理,2017(12).

联系方式

客服QQ 526140740
客服热线18796337551
网站地址 www.runselw.com
郑重承诺 原创,包修改,包通过!
润色论文网真诚欢迎新老客户的光临与惠顾!